Chính sách Báo cáo Sai phạm

Kênh 2: Gửi thư qua đường bưu điện đến Ủy ban Kiểm toán (Bộ phận Kiểm toán Nội bộ):

TOA Paint (Thailand) Public Company Limited
31/2 Moo 3, Bangna-Trad Road, Bang Sao Thong, Samut Prakarn 10570, Thailand.

Kênh 3: Thông qua website của Công ty tại:
https://www.toagroup.com.vn hoặc https://investor.toagroup.com/en/whistle-blowing

3. Quy trình Báo cáo Sai phạm

Những cá nhân được chỉ định tại Mục 2, hoặc trong trường hợp khiếu nại/thông tin tố cáo được gửi qua các kênh khác như Tổng đài (Call Center), thư tay, báo cáo trực tiếp cho cá nhân (ví dụ: lãnh đạo, quản lý, nhân viên) hoặc qua email, v.v., phải chuyển tiếp nội dung khiếu nại hoặc thông tin liên quan đến tham nhũng đến Bộ phận Kiểm toán Nội bộ.

Mục đích là để Bộ phận Kiểm toán Nội bộ chịu trách nhiệm đăng ký, tiếp nhận và phối hợp thu thập thông tin liên quan nhằm đánh giá tính đầy đủ của thông tin ban đầu.

Trường hợp người tố cáo muốn giữ ẩn danh, cần cung cấp đầy đủ chi tiết hoặc kèm theo bằng chứng phù hợp để Công ty có thể tiến hành điều tra nếu nội dung được đánh giá là có cơ sở.

Sau đó, Bộ phận Kiểm toán Nội bộ sẽ xem xét và trong vòng 3 ngày làm việc chuyển vụ việc đến Trưởng bộ phận/phòng ban liên quan để tiến hành điều tra nhằm đảm bảo có bằng chứng xác thực. Đồng thời, Bộ phận Kiểm toán Nội bộ có trách nhiệm theo dõi tiến độ định kỳ để đảm bảo vụ việc được xử lý đúng quy định.

Hướng xử lý cụ thể như sau:

1. Các vi phạm pháp luật, quy định của Nhà nước, chính sách và kỷ luật liên quan đến nhân sự sẽ được chuyển đến Trưởng Bộ phận Nhân sự.

2. Các vi phạm chính sách, nguyên tắc quản trị công ty, Bộ Quy tắc Ứng xử và quy định của Tập đoàn sẽ được chuyển đến Thư ký Công ty.

3. Các hành vi hoặc sự thiếu sót liên quan đến tài chính, báo cáo, lưu trữ hồ sơ, hướng dẫn và/hoặc báo cáo tài chính hoặc kiểm soát nội bộ có dấu hiệu vi phạm đạo đức hoặc không tuân thủ chuẩn mực chung sẽ được chuyển đến Trưởng Bộ phận Tài chính - Kế toán.

4. Các hành vi đáng ngờ nhằm trục lợi bất hợp pháp cho bản thân hoặc người khác, bao gồm tham ô, tham nhũng, gian lận hoặc hành vi tương tự, sẽ được chuyển đến Trưởng bộ phận/phòng ban liên quan.

Trong trường hợp vụ việc phức tạp, liên quan đến nhiều phòng ban, có tác động tài chính đáng kể hoặc đặt ra vấn đề về tính độc lập, vụ việc sẽ được chuyển đến Tổng Giám Đốc để xem xét thành lập Ủy ban Điều tra.

Ủy ban này phải bao gồm ít nhất 3 lãnh đạo hoặc đại diện từ các bộ phận sau:

1. Nhân sự

2. Vận hành

3. Pháp lý

4. Tài chính – Kế toán

5. Thư ký Công ty

6. Kiểm toán Nội bộ

7. Lãnh đạo/chuyên gia chuyên môn liên quan

Nếu cấp quản lý của người bị khiếu nại có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến vụ việc, người đó sẽ không được tham gia Ủy ban Điều tra, nhưng vẫn phải hợp tác cung cấp thông tin theo yêu cầu.

Bộ phận Kiểm toán Nội bộ có trách nhiệm ghi nhận vụ việc vào sổ theo dõi, cập nhật tiến độ định kỳ và báo cáo Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị để ghi nhận và đưa ra chỉ đạo.

4. Thời hạn Điều tra

Việc điều tra sẽ được thực hiện cẩn trọng nhưng nhanh nhất có thể, phù hợp với tính chất và mức độ nghiêm trọng của vụ việc, đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả điều tra.

Giai đoạn đầu của quá trình điều tra phải có kết luận sơ bộ trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày vụ việc được chuyển đến Ban quản lý/Trưởng bộ phận liên quan có ký xác nhận, hoặc kể từ ngày thành lập Ủy ban Điều tra theo Mục 3.

5. Quy trình Điều tra

Việc điều tra hành vi sai phạm hoặc gian lận phải được thực hiện công bằng, khách quan và không thiên vị. Mục tiêu là làm rõ sự thật, xác minh nội dung tố cáo, đồng thời bảo vệ lợi ích và uy tín của cả Công ty và người bị tố cáo.

Ban quản lý/Trưởng bộ phận liên quan hoặc Ủy ban Điều tra có trách nhiệm đánh giá và xác minh thông tin ban đầu với các đơn vị liên quan. Trong quá trình xác minh, có quyền xem xét thông tin, email, tài liệu, hồ sơ và yêu cầu bổ sung thông tin từ người tố cáo.

Báo cáo tóm tắt phải được lập trong vòng 30 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận thông tin.

Nếu kết quả xác minh cho thấy có hành vi sai phạm, gian lận hoặc tham nhũng, Ban quản lý/Trưởng bộ phận hoặc Ủy ban Điều tra sẽ trình vụ việc lên lãnh đạo cấp cao hoặc người có thẩm quyền để xem xét kỷ luật theo quy định của Tập đoàn.

Kết quả điều tra phải được gửi đến Bộ phận Kiểm toán Nội bộ trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày áp dụng biện pháp kỷ luật để lưu hồ sơ và báo cáo lên Ủy ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị.

Nếu có thiệt hại tài chính, vụ việc phải được báo cáo lên Ban Điều hành để ghi nhận.

6. Biện pháp Phòng ngừa Tái diễn

Các lãnh đạo và Trưởng bộ phận liên quan, phối hợp với Bộ phận Kiểm toán Nội bộ, có trách nhiệm xây dựng quy trình, biện pháp, kế hoạch hành động và đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ nhằm ngăn ngừa tái diễn trong tương lai.

7. Báo cáo Sai sự thật và Xử lý Kỷ luật

Bất kỳ cá nhân nào cố ý hoặc do bất cẩn không tuân thủ chính sách này, thực hiện hành vi quấy rối, đe dọa, áp dụng kỷ luật hoặc đối xử không công bằng đối với người tố cáo hoặc người liên quan, bao gồm cả trường hợp tố cáo sai sự thật, đều bị xem là vi phạm kỷ luật.

Công ty sẽ xem xét xử lý theo quy định. Nếu cung cấp thông tin sai sự thật gây ảnh hưởng hoặc làm tổn hại danh tiếng Công ty hoặc cá nhân khác, người đó có thể bị xử lý theo pháp luật.

8. Bảo mật và Bảo vệ Người Tố cáo

Chính sách này nhằm tạo sự tin tưởng rằng các tố cáo sẽ được xử lý nghiêm túc và không có hành vi đe dọa khi người tố cáo nêu quan ngại một cách thiện chí. Tuy nhiên, người tố cáo cần đảm bảo tính chính xác của thông tin trước khi gửi báo cáo.

Người tố cáo có thể cung cấp thông tin mà không cần tiết lộ danh tính. Tập đoàn sẽ giữ bí mật danh tính trong suốt quá trình điều tra. Danh tính người tố cáo, thông tin liên quan và nội dung điều tra phải được tất cả các bên tham gia giữ bí mật.

Trong một số trường hợp theo yêu cầu pháp luật hoặc theo quy trình tố tụng phù hợp với quy định của Tập đoàn, thông tin có thể được tiết lộ. Bất kỳ ai cố ý tiết lộ thông tin mật có thể bị xử lý kỷ luật và/hoặc xử lý theo pháp luật.

Tập đoàn không cho phép bất kỳ hành vi đối xử bất công nào như đe dọa, điều chuyển vị trí, thay đổi trách nhiệm hoặc địa điểm làm việc, đình chỉ, chấm dứt hợp đồng, ảnh hưởng tiêu cực đến đánh giá hiệu suất hoặc các hành vi gây thiệt hại khác đối với người tố cáo hoặc nhân chứng hợp tác. Các hành vi trả đũa sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy trình phù hợp, đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc và quan hệ công việc của người tố cáo, đồng thời vẫn bảo vệ lợi ích của Tập đoàn.

Chính sách này đã được thông qua tại Cuộc họp Ủy ban Kiểm toán số 5/2025 ngày 18/6/2025 và tại Cuộc họp Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần TOA Paint (Thailand) số 6/2025 ngày 16/7/2025.